A quel moment bâtir une équipe ou mettre en place des systèmes pour son business ?

Holà, j’espère que tu vas bien. J’aimerai te parler d’un sujet primordial dans cet article. J’ai évoqué le sujet dans mes stories Instagram, et je me suis dit que c’est important d’en parler plus longuement dans un article de blog. Je suis plus active en stories que dans les publications sur Instagram, j’y partage souvent des pépites, si ça t’intéresse de t’abonner c’est par ici 😊

Ok alors, de quoi va-t-on parler au juste ? Tu sais lorsque tu commences à avoir des résultats dans ton entreprise, c’est là que tu vas te dire, ok c’est top mais je ne pourrai pas continuer comme ça si je veux consolider les résultats. Il va falloir que j’automatise, que je commence à déléguer etc. Et souvent on a tendance à faire les choses à l’envers. Ce n’est pas tellement de notre faute car on n’avait pas forcément anticipé les choses.  Je suis passée par là, les clientes que j’ai accompagnées sont passées par là. Il est important de mettre en place certaines structures, de bâtir une équipe si on veut aller plus loin, si on veut chercher plus de résultats.

Mais la question qui se pose aujourd’hui est la suivante : par quoi il faut commencer dans ce cas : mettre en place des systèmes ? construire une équipe ?

Et c’est là qu’on va avoir tendance à mettre la charrue avant les bœufs parce qu’encore une fois on ne pouvait pas le savoir. Pas de panique, on va détailler tout ça maintenant 😊

C’est quoi ces fameux systèmes au juste ?

Je vois partout ce mot sur Instagram, Facebook, Pinterest, surutilisé que je trouve qu’il a perdu en fait de son sens.  

Un système est un ensemble de plusieurs éléments qui concurrent à une même finalité : faire tourner un aspect de ton entreprise.

Par exemple : un système de vente, un système de gestion de la relation client, etc. Sache que les systèmes n’ont pas à être effrayants ou limitatifs. On les met en place pour justement se faciliter la vie que ça soit toi ou ton équipe. Le système soutient ton entreprise et ton équipe puisque cela permet :

  • De réduire les efforts dans l’accomplissement des tâches
  • De développer des automatismes et donc d’améliorer la productivité et l’efficacité
  • De créer plus d’espace pour se consacrer à ce qu’on aime faire.
  • De maintenir la qualité de ce qu’on fait.

Prenons un exemple concret, dans un système de vente on peut trouver : le commercial, la page de paiement, le contrat de vente, les modules de paiement, les conditions générales de vente, etc.

Pour vendre un produit X à un client, tu as besoin de suivre des étapes dans un cadre bien défini.

Si on décortique ce point, un système est composé de :

  • Ressources (humaines et matériels)
  • Procédure
  • Politique

On nous dit souvent qu’il faut mettre en place ces fameux systèmes dans notre entreprise sans trop expliquer pourquoi. Ce qu’il faut savoir c’est que pour bâtir un système efficace, tu as besoin de savoir POURQUOI. La première étape est essentiellement du mindset.

Qu’est ce que cela va faire pour toi de systématiser ton entreprise ?

  • Est-ce que c’est pour avoir plus de temps libre ?
  • Est-ce que c’est pour pouvoir travailler sur ton entreprise ?
  • Est-ce que cela va te permettre d’avoir une sérénité d’esprit de savoir que tout est bien défini et que tu n’as pas à intervenir tout le temps ?
  • Que tes clients seront correctement pris en charge comme tu voudrais qu’ils le soient ?

Si tu as répondu oui à ces questions c’est que tu es prêt à mettre en place des systèmes. Et crois-moi ce n’est pas à la portée de tout le monde, mais c’est OK.

Dans quel cas tu as besoin de système ?

Tu dois mettre en place des systèmes pour les opérations récurrentes de ton entreprise et non pour les éléments ponctuels. Lorsque tu brainstormeras sur quoi mettre en place, n’oublie pas la loi de Pareto ou le principe des 20/80. Les systèmes que tu vas mettre en place pour ton entreprise doit pouvoir fonctionner au moins 80% du temps.

En termes simples, un système est une série de tâches présentées dans un processus ou une méthode reproductible. Il est utile et nécessaire de reconnaître ton entreprise en tant que système et de penser aux petits systèmes en son sein – par exemple, le marketing, la prise en charge des clients, la stratégie de contenu, la gestion de projet, etc.

Comment créer des procédures ?

Créer des procédures peut être difficile que tu ne le penses. Tu as besoin de décrire le processus étape par étape, donc détaillé.

Sache aussi qu’un système peut être complexe et impliquer plus d’une personne par exemple : la création et publication de contenu dans une équipe où il y a une rédactrice, une graphiste et une assistante réseaux sociaux qui s’occupe de la planification du contenu. Dans ce genre de contexte, il te faudra mettre en place des flux de travail (j’en parlerai dans un prochain article). Un mot d’ordre quand tu commences à créer tes propres systèmes : la simplicité. Plus tes systèmes sont simples et facilement reproductibles mieux c’est.

5 mots à retenir avant de commencer à documenter tes procédures :

Facilité

Les systèmes facilitent les choses. Chaque tâche demande moins d’efforts car elle est répétée encore et encore. Un excellent système va t’éviter de se demander comment effectuer cette tâche et renforce ta confiance dans la connaissance de tes systèmes à l’intérieur et à l’extérieur.

Le transfert de connaissances et la formation des employés ou des membres de l’équipe deviennent également faciles et sans effort. Plus tu vas te familier avec tes process plus tu vas facilement repérer les étapes inutiles et obsolètes à supprimer. Cela rendra tes procédures encore plus faciles à intégrer.

Simplifié

Quand tu sais comment les choses marchent et surtout quand tu as une procédure qui te décrit comme cela se passe, automatiser devient beaucoup plus facile, que ce soit totalement ou partiellement. Attention toutefois à ne pas automatiser à outrance, et garde une part d’humain dans ton entreprise. Avoir un système en place va rendre l’automatisation plus facile mais n’oublie jamais que tu dois gérer les systèmes.

Arrivée à cette étape, tu devras voir les outils qui entrent en jeu dans cet aspect de ton entreprise :

  • Quels sont les outils dont tu as besoin ?
  • Combien j’en utilise actuellement
  • Est-ce que tu es capable de les implémenter entre eux ?
  • Etc.

Ces questions sont nécessaires pour consolider ton système.

Séquentiel

Un système se produit dans un ordre spécifique. Cela facilite la résolution des problèmes en cas de problème. Des erreurs se produisent lorsque des personnes sont impliquées, mais en ayant des systèmes en place, tu seras en mesure de voir facilement où les erreurs se sont produites et à quelles étapes. La mise en place de systèmes de formation aide les nouveaux membres de l’équipe, mais aussi ceux qui les forment.

Durable

Que ferais-tu si l’un des membres de votre équipe avait une urgence personnelle lors d’une journée chargée ? Une entreprise systématisée te permet de poursuivre tes activités normalement, même dans des circonstances inhabituelles. Si tu as suffisamment documenté tes procédures, tu pourras prendre du temps pour toi facilement et plus souvent car les membres de ton équipe pourront complètement assumer ton rôle et effectuer les tâches à accomplir, sans sacrifier la qualité.

Scalable

Combien de fois tu as entendu ce mot ? Mais c’est vrai, quand on a des systèmes en place, on peut scaler son entreprise et donc croître en toute sérénité. Parce qu’un système peut être répliqué et répété, il y aura donc moins de travail pour chaque nouvel ajout.

Donc pour répondre à la question du début ? Tu l’auras sans doute compris, une équipe sans système ne tiendra pas le coup longtemps. Structure ton entreprise comme si tu avais déjà des membres, comme si vous étiez déjà plusieurs dans ton entreprise avant de commencer à bâtir la #Dreamteam. Tu auras plus de recul sur les compétences dont tu as besoin et la priorité dans ton recrutement.

Pour résumer : les systèmes vont soutenir ton entreprise en la faisant gagner en autonomie et booster les performances de ton équipe.

Inscris-toi à la bibliothèque de ressource

Work in process
Please enter your name.
Please enter a valid email address.
Please check the required field.
Something went wrong. Please check your entries and try again.

Suis-moi sur Instagram

SHARING IS CARING

Laissez un commentaire