Que tu sois une entrepreneure qui envisage de déléguer, que tu sois une assistante virtuelle ou une OBM en activité, je t’invite à lire cet article jusqu’au bout car j’y aborde la différence entre ces trois rôles afin de t’y apporter un peu plus de clarté. 

Un éclaircissement nécessaire selon moi pour deux raisons principales : 

Premièrement, il s’agit là de métiers totalement nouveaux dans la webosphère et l’industrie du business en ligne, en tout cas en francophonie. On a commencé à parler de plus en plus du métier d’Online Business Manager qu’en 2022 et on parle encore très peu de celui de directeur/directrices des opérations aka l’intégrateur si tu es familier avec le modèle EOS de Gino Wickman.

Eh oui, s’il y a quelques années la vision de l’entrepreneur du web qu’on avait était cette personne qui a créé son blog, qui vend de la formation en ligne et qui sirote des cocktails toute la journée (je caricature un peu bien évidemment), aujourd’hui c’est devenu une véritable industrie beaucoup plus “professionnelle”. Je pense que tu as compris ce que je veux dire par là. Ce n’est pas plus mal car cela a entraîné l’émergence de nouveaux métiers. Ok, le métier de directeur des opérations existe déjà depuis longtemps mais pas pour l’industrie du business en ligne.

Et la deuxième raison, qui est en quelque sorte liée à la première, comme il s’agit de métiers émergents et qu’il n’y a pas beaucoup de documentation et d’éducation (je veux dire en termes de contenus) sur le sujet, nous avons tendance à penser que ces trois rôles sont interchangeables alors que ce n’est pas le cas. Sans pour autant, faire polémique sur le sujet ni partir sur une discussion du type mon cheval est plus beau que le tien, je tiens à être au clair dès le début : ces différents rôles ont chacun leur importance dans le développement de tout business et tout business n’a pas forcément besoin d’une directrice des opérations en tout cas au début.

Voilà que c’est dit, nous pouvons maintenant entrer dans le vif du sujet.

Quelle est la différence entre assistante virtuelle, online business manager et directrice des opérations ?

Zut j’ai failli oublier, petite précision supplémentaire : j’écris au féminin pour simplifier l’écriture et par habitude, étant moi-même directrice des opérations.

Avant de parler de leur différence, parlons tout d’abord de leur point commun. Les personnes qui exercent ces métiers aujourd’hui sont à leur compte. Le monde bouge, le travail aussi. Elles vont être des prestataires de services. Cela n’empêche pas que tu puisses envisager de recruter en tant que salarié si tu en as envie mais sache que tu peux trouver une directrice des opérations à temps partagé. Si cela fait partie de tes besoins et que tu es potentiellement intéressé à en savoir un peu plus sur ce que je propose, je t’invite à remplir mon formulaire de contact et je reviendrai vers toi.

A chaque étape de développement, son rôle approprié 

Au fur et à mesure que l’entreprise connaît une croissance, sa fondatrice va avoir tendance à recruter une assistante virtuelle au début. Un profil plutôt couteau suisse qui va être capable de prendre différentes tâches purement d’implémentation (ponctuelles, récurrentes, à temps partiel, chaque entreprise est différente) dans un premier temps et puis au fil du temps, protéger le temps du visionnaire, là on tend vers un rôle plus d’assistante de direction.

Et au fur et à mesure que l’équipe grandit et que le revenus se développe au-delà des 6 chiffres, l’entreprise va avoir besoin d’une personne qui va s’occuper davantage du management (opérationnel et des équipes). C’est à ce moment charnière de l’évolution du business que l’online business manager prend la main pour s’assurer du bon suivi des projets, des équipes et de la relation avec les prestataires de services. 

Pour certaines entreprises, cela peut largement suffir et pour d’autres non.

Je parle en toute connaissance de cause car je suis actuellement l’online business manager d’une entrepreneure et la directrice des opérations de Prêt à Parler.

Mon niveau d’implication chez mes deux clientes n’est pas forcément le même mais on va y venir justement.

Finalement, lorsqu’une entreprise a pour intention de faire plus de croissance ou de chercher un impact à plus grande échelle, l’entrepreneure peut avoir besoin de plus. Plus d’apport stratégique, une connaissance plus fine en termes de structure, plus de leadership pour pouvoir mieux supporter un business qui fait les multiples six chiffres et au-delà. Elle va avoir besoin d’une directrice des opérations.

Le rôle de la directrice des opérations est vraiment de libérer la CEO de l’opérationnel, d’autonomiser au maximum l’entreprise, pour qu’elle puisse se concentrer sur les tâches de développement.

Tu es en train de te dire c’est le même slogan pour tout le monde, chaque assistante dit qu’elle est un bras, l’Online business manager aussi, alors c’est quoi la valeur ajoutée d’une directrice des opérations finalement ?

En fait, tout est dans la nuance. Je connais beaucoup de cheffes d’entreprise qui sont encore impliquées dans l’opérationnel de leur activité parce que dans l’état actuel des choses : elles n’ont tout simplement pas encore une équipe qui peut faire fonctionner leur entreprise sans leur présence, et que la moindre décision dans l’entreprise doit passer par elles.

Une assistante peut effectivement être un bras droit, n’empêche, il y a certaines décisions qu’elle ne va pas prendre toute seule.

Une Online business manager peut gérer plusieurs aspects oui, mais au final, elle ne prend pas toutes les décisions non plus. 

Est-ce que ça veut dire que la directrice des opérations prend toutes les décisions ? bien sûr que non, sauf qu’elle est souveraine dans les décisions relatives aux opérations et tout ce qui fait tourner le business en interne. C’est un partenariat, j’aime même dire c’est comme avoir un associé sauf que ça ne l’est pas quoique si cela fait partie de la politique de ton entreprise, elle pourrait vraiment l’être.

Une OBM ne peut pas remplir le rôle de directrice des opérations dans une entreprise à forte croissance. Surtout si elle n’a pas le background nécessaire et encore plus si elle n’a pas suivi de formation.

Aie! ça pique un peu je sais, mais je parle en toute connaissance de cause, par mon expérience personnelle et aussi ce que j’ai pu constater dans l’industrie de l’infopreneuriat récemment. Autant j’ai pu passer assez facilement d’assistante virtuelle à OBM sans faire de formation spécifique, mais c’est aussi parce que j’ai passé 5 ans en corporate en tant que Middle Manager. Autant pour relever les challenges en termes de scaling chez Prêt à Parler, je me suis décidée à suivre une formation certifiante car je commençais à sentir mes limites.

Oui, les problèmes ne disparaissent pas quand ton entreprise grandit, il y en aura toujours.

Ce qui nous amène à la question : quelle est la vraie différence entre les trois rôles ?

Les principales différences entre une assistante virtuelle, une OBM et une directrice des opérations

Je t’ai préparé un graphique pour illustrer mes propos 

J’ai constaté qu’il existe quatre niveaux de fonction organisationnelle dans chaque entreprise. Ces 4 niveaux aident les cheffes d’entreprise à faire la distinction entre les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe.

Et je vais m’en servir pour t’aider à :

  • clarifier les rôles et les responsabilités des 3 rôles 
  • identifier les lacunes de ton entreprise qui nécessitent davantage de soutien

Avec cette image, tu peux constater qu’une assistante virtuelle aura majoritairement des tâches et des responsabilités du niveau de l’exécution. Et même si elle ne va faire que de l’implémentation, cela ne demeure pas moins un poste essentiel pour une entreprise car pas d’exécution, rien n’avance.

Au début de ton activité, c’est toi qui va t’occuper de tous les rôles à ces 4 niveaux mais l’idée, pour l’entrepreneure c’est faire de moins en moins d’exécution, moins en moins de management, ainsi de suite jusqu’à se dédier complètement à la vision.

Au niveau de l’apport stratégique

Une OBM et une intégratrice (aka directrice des opérations) peuvent supporter de façon stratégique un business mais pas au même niveau. Ta directrice opérationnelle va partir sur un partenariat stratégique : le mot clé c’est du partenariat. Et ce n’est pas tous les visionnaires qui sont prêts et sont à l’aise avec ça.

La directrice des opérations embrasse un rôle du type C-level, mais pour les petites entreprises. Et c’est d’ailleurs pourquoi on dit directrice, qui indique la promesse d’un accompagnement stratégique et plus de leadership.

Une directrice des opérations a de l’expérience dans la structuration stratégique de l’entreprise pour aider ses clients à avoir une vision globale de leur business. Et à partir de là, la stratégie est définie et mise en place par la directrice des opérations.

L’intégrateur peut s’approprier sans difficulté la façon dont l’entreprise opère, si par exemple, tu as été habitué à utiliser la méthode EOS traction, ta directrice des opérations va être capable de mettre en place cela, si tu es plutôt Scaling up, elle pouvoir monter à bord et t’accompagner dans la mise en place selon cette méthodologie. 

Et de l’autre côté, une online business manager comme son nom l’indique est un manager. Prenons mon exemple, avec la cliente pour qui je travaille en tant que business manager, je prends ses directives et je l’utilise pour mettre sur pieds les projets sur lesquels je vais travailler.  Je ne suis pas forcément un partenaire stratégique car la structure actuelle de l’entreprise ne me demande pas de l’être, il y a déjà une personne à ce poste.

Ce qui nous amène à une conclusion : une directrice des opérations peut travailler avec une OBM main dans la main, il n’y a aucun conflit d’intérêt. D’ailleurs une entreprise peut avoir une directrice des opérations, une OBM et une assistante virtuelle.

Au niveau de la formation et de l’expérience

Quand on recrute une directrice des opérations, on va chercher une personne avec beaucoup plus d’expériences. Ce qui est tout à fait compréhensible en fait compte tenu des responsabilités demandées.

Et puisqu’on parle d’expérience, puisque la principale mission de la directrice des opérations est de permettre à son visionnaire d’avoir de la hauteur en prenant le relais sur les opérations. J’ai remarqué que la plupart des visionnaires peu importe la taille de leur entreprise et leur niveau de croissance rencontrent des difficultés dans la gestion des talents (oui, je préfère ce terme à ressources humaines), la gestion financière, et l’exploitation des données dans la prise de décision. Ce sont des disciplines que les intégrateurs maîtrisent bien.

Là où c’est par contre un peu bancal, de mon point de vue, étant donné que c’est un métier relativement émergents dans le monde du business en ligne c’est qu’on demande des années d’expériences et de maîtrise de l’industrie du webentrepreneuriat. Qui fait que si tu as été manager de business unit pendant 10 ans et que tu as 0 année d’expérience en ligne et bah c’est un peu cuit. Et je trouve ça dommage !

Il faut que ça bouge. Après tout, les intemporels en termes d’entrepreneuriat peuvent s’appliquer dans n’importe quelle industrie même si on peut concevoir qu’on a certaines affinités.

Tu es assistante virtuelle et tu aimerais savoir si tu es faite pour devenir OBM ? Je t’offre la possibilité de suivre le module 1 de l’académie, tu peux cliquer ici

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