Astuce classement des fichiers numériques

Astuce classement des fichiers numériques

On ne peut pas parler d’organisation sans parler de classement. Qu’il s’agit de documents papiers ou de fichiers numériques, avoir un système de classement efficace est plus que nécessaire pour avoir un business organisé. C’est la première étape. Attention, ne cherche pas la perfection quand tu commences à classer tes documents, sinon tu n’y arriveras pas ! Le parfait n’existe pas, et ce n’est pas franchement le but. Comme je le dis plus haut, tout est dans l’efficacité.

Le secret d’un classement numérique efficace c’est d’avoir une structure claire et cohérente avec une nomenclature bien définie. Et encore une fois sur ce dernier, il n’y a pas de règles universelles, tu peux le faire comme tu le souhaites. Une fois que tu as ta structure, tu peux décider à quel rythme tu procèdes au classement. Le but de mon article c’est de te partager mon système, les principes de bases que j’ai utilisés pour créer mon système de classement.

Choisir un stockage principal

  • Est-ce que ce sera ton ordinateur ?
  • Est-ce que c’est sur un Cloud ?
  • Est-ce que c’est sur un disque dur externe ?

Tu peux choisir ce qui te convient le mieux. Choisir un emplacement principal ne veut pas dire ne pas avoir un système de sauvegarde.

Mon petit conseil : les fichiers que tu utilises au quotidien doivent être faciles d’accès, les dossiers de références peuvent directement aller dans tes sauvegardes et ainsi de suite.

Créer une structure cohérente

C’est la base, car la structure est l’ossature de ton système, si elle est bancale, ça ne marchera pas. L’idée est de partir sur des catégories principales. Je conseille de créer moins de catégories principales possibles pour simplifier la navigation. Tu pourras ensuite ajouter des sous-catégories, et des sous sous-catégories. Mes dossiers sur ordinateurs sont classés en 3 catégories principales et pareilles sur mon backup :

  • Personnel
  • Business
  • Formation

Dans ma catégorie « personnel » est classée sur tout ce qui est photo famille, facture de la maison, vision board personnel, etc. Donc il y a les sous-catégories qui vont avec.

J’ai classé dans business tout ce qui concerne mon entreprise :

  • Branding
  • Opérations et finances
  • Clients
  • Services
  • Marketing et vente

Et enfin dans « Formation » se trouve toutes les formations gratuites et payantes que j’ai stockées pour développer mes compétences. J’aurai pu le mettre dans business car après tout je me forme pour améliorer mon business mais pour j’ai jugé plus pertinent de créer une catégorie dédiée.

Je radote mais je tiens à souligner que le plus important à se rendre compte c’est que ta structure doit refléter ta façon d’organiser ta vie et ton entreprise. Ne deviens pas quelqu’un d’autre. Suis ta logique et ce fais ce qui fonctionne pour toi. Mon système peut ne pas te plaire, ce n’est pas grave, si tu as une base sur quoi bâtir le tien en t’inspirant du mien, j’en serai ravie. Lorsque tu créeras tes sous-catégories, penses à une chose : moins tu auras de sous-dossiers, plus tu seras efficace. Et encore une fois, garde toujours en tête la notion d’accessibilité.

Maintenant voyons rapidement un par un mes fameux sous-dossiers business

Branding

Il est subdivisé en 5 sous-dossiers :

  • Bio
  • Brandboard
  • Eléments branding
  • Images site internet
  • Mission et valeurs

C’est là que je mets mon logo, ma charte graphique, la mission de mon entreprise et mes valeurs, il y a aussi la planche de ma marque ou «Brand Board »

Opérations et finances

Il contient deux catégories principales : les opérations et les finances. Dans les opérations j’ai mis tout ce qui est processus, textes légaux et tout ce qui est administratif.

Les finances  contiennent les données de facturation et les dépenses que j’ai effectuées pour mon activité. Je les classe par année ensuite par client et par fournisseur.

Clients

C’est le plus simple. Il est classé par nom de clients et à l’intérieur par projet. Et un archive contenant les anciens clients. J’ai pour habitude de ne détruire les données des anciennes collaborations qu’après 12 mois.

Services

Ici je classe tous les contenus de mes offres et mes cadeaux gratuits : fiches de travail, workbook, vidéos, images utilisées. Donc je le classe par offre 1, offre 2, etc. En ce moment ce dossier contient : ma première offre et mon cadeau gratuit principal.

Marketing et vente

C’est certainement le dossier le plus dense des 5. Il est séparé en deux en marketing et en vente. Dans marketing il y a tout ce qui est contenu organique et plan marketing. Et dans vente tout ce qui est tunnel de vente.

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