J’espère que tu vas bien ! Moi ça va, mais j’ai décidé de faire un petit mis au point à propos de l’automation.

J’entends beaucoup parler d’automatisation, alors automatisation par-ci, automatisation par là mais qu’en est-il vraiment ?

Comme c’est un sujet que je connais bien, en toute humilité. J’avais envie de te partager 3 idées reçues sur l’automatisation qui peuvent nous à induire à l’erreur !

Mais d’abord c’est quoi l’automatisation ?

Si on regarde sa définition dans le dictionnaire, l’automatisation indique un ensemble de procédés qui rendent l’exécution d’une tâche automatique, sans intervention de l’homme.

Son synonyme si on se réfère à cette définition c’est plutôt la rationalisation.

On peut ainsi automatiser plusieurs aspects d’un business tel que le marketing, et on a le marketing automation. Et bien souvent, quand on parle d’automatisation, la première chose qui nous vient à l’esprit c’est le marketing automation.

Mais nous n’allons pas parler de ça dans cet article. Je vais plutôt aborder de l’automatisation au sens large.

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L’automatisation est réservée pour les grandes entreprises

C’est ultra faux. Je peux te dire tout de suite que lorsqu’on travaille seule, on a tout intérêt à automatiser certaines tâches de notre business sinon on ne s’en sortira jamais.

De plus, avec les outils que nous avons à notre disposition aujourd’hui, l’automatisation est devenue accessible, et même carrément à la portée de tout le monde.

Et je suis quasiment certaine que tu as déjà mis en place des automatisations dans ton business, le mail d’absence que tu envoies quand tu ne travailles pas, ça en fait partie. Tu vois maintenant ? Ce n’est pas réservé qu’aux grandes entreprises.

La base, c’est d’avoir des processus en place. Sans process, il te sera difficile de chercher à automatiser les tâches. Ce qui m’amène à notre idée reçue numéro 2.

L’automatisation est compliquée

C’est tout aussi faux. Comme je le mentionne ci-dessus. La base c’est d’avoir un processus clair. Après tout, si on y réfléchit bien, l’automatisation n’est pas qu’un outil, c’est avant tout un mindset. Une façon de penser.

Cela veut dire quoi concrètement ?

Que tu économises de l’argent dans le processus. C’est un peu ce qu’on cherche tous ? Avec les bons outils, tu peux être beaucoup plus efficace dans la gestion de ton business.

Donc au lieu de se demander : qui va le faire, plutôt comment cette tâche va se faire ?

Mais rappelle-toi d’une chose : une automatisation des processus réussie commence par de bonnes habitudes.

L’automatisation coûte cher

Je dirai que c’est à prendre dans son contexte.

Je t’ai partagé un article sur 4 outils que tu peux utiliser pour t’aider à automatiser des tâches dans ton business. Tu peux le lire ici. Les 4 outils proposent une version gratuite, donc cela te devrait déjà donner des idées.

Plus sérieusement, comme toute chose, une mauvaise mise en place peut effectivement te faire perdre de l’argent. Et en même temps, il ne faut pas oublier que c’est de l’investissement sur le long terme.

Et je risque de me répéter encore et encore mais une bonne automatisation commence par une clarté sur le process. Après il y a une suite d’étapes à mettre en place.

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Comment passer à l’automatisation ?

  • Définir les process

Soit au clair avec tes processus, est-ce que tu en as déjà de mis en place ? Si ce n’est pas le cas, je t’invite à le faire en tenant compte de ce que je vais te dire maintenant.

Il y a plus d’une façon d’accomplir une tâche qu’on ne peut l’imaginer. Chaque personne a sa propre méthode et chaque personne aime suivre un cadre inconsciemment ou non.

Prenons un exemple, si tu me suis depuis longtemps, tu sais que j’ai changé 3 fois mon processus pour le onboarding client : j’avais tout mis dans Dubsado, puis, n’étant pas encore assez rentable, j’ai cherché une autre manière d’obtenir le même résultat à moindre coût, je l’ai expliqué entièrement dans un article.

L’essentiel est de déterminer ce qui fonctionne pour toi et de mettre en place un process défini pour gérer chaque tâche.

  • Documenter

La documentation de ton processus est la garantie

  • que tu puisses reproduire de façon standard les tâches que tu accomplis
  • que tu puisses reproduire à moindre effort
  • que ta future équipe puisse comprendre et suivre les tâches sans qu’elle n’ait besoin de formation complémentaire.

Et quand tu prépareras ta documentation, surtout n’oublie pas de décompenser tes tâches en suivant les 3 composants que tu as besoin pour automatiser :

  • Le déclencheur
  • L’action
  • Le résultat

Tu pourras utiliser n’importe quel outil, aucun ne va déroger à cette règle.

Exemple simple pour illustrer mes dires

J’ai besoin de créer des liens bitly pour chaque article publié. Une tâche que je considère chronophage que j’ai fini par automatiser et voici le process

Déclencheur : article publié

Action : créer un lien dans bitly

Et pour cela j’utilise IFTT pour relier WordPress avec Bitly.

Autre chose

Programmer mes publications une fois que je remplis une carte dans ClickUp, pour ne pas à avoir à répéter le process deux fois.

Déclencheur : une carte est rempli dans Clickup

Action : Planifier la carte dans Hootsuite (mise en place en 2020)

Et pour cela j’utilise Zapier.

  • Choisir les bons outils

Une fois que ta documentation est prête et claire, identifier les étapes qui peuvent être automatisées deviendra un jeu d’enfant. D’où l’importance des outils.

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