Entre les clients, les rendez-vous avec l’équipe, les deadlines à tenir et les tâches à dispatcher sans parler de tout ce qu’il y a à côté (puisqu’on est humain avant tout), notre vie d’entrepreneur peut être incroyablement mouvementée.

Tellement que gagner du temps s’apparente pour la plupart d’entre nous un rêve inatteignable qu’une réalité. Si ton souhait est de pouvoir gérer ton entreprise avec plus d’aisance et de collaborer efficacement avec ton équipe, tu as simplement besoin de penser et organiser le flux de travail qui te permettra d’y arriver. Et pour ce faire, tu vas pouvoir procéder en deux étapes :

• Repérer ce qui vous fait perdre du temps
• Apporter les ajustements nécessaires

Qu’est-ce qui nous fait perdre du temps en général ?

Pour gagner du temps, c’est tout à fait logique de comprendre comment on l’utilise pour mieux repérer ce qui nous fait perdre du temps. Que ce soit dans ma façon de gérer mon activité ou que ce soit chez les clientes que j’ai accompagnées par le passé, j’ai remarqué 3 sources principales de perte de temps.

Communication inefficace

Ce n’est pas moi qui l’invente, je pense que c’est un problème récurrent dans toutes les entreprises qu’elle soit grosse, moyenne ou petite.

Je te rassure tout de suite, ce n’est pas non plus une fatalité, cela peut se corriger assez facilement en développant les bonnes habitudes.

Mais comment on sait que notre communication n’est pas efficiente ?

• Le dispatching des tâches et des responsabilités est flou

Tu dois reconnaître une des situations suivantes :

• On ne sait pas trop qui fait quoi, car les consignes sont plutôt vagues et on n’a pas vraiment attribuer de façon claire les responsabilités de chacun surtout lorsqu’on travaille à plusieurs.

Ce qui engendre pas mal de vas et viens entre ton équipe et toi entre les demandes d’explication, les questions qui arrivent après, le suivi de la réalisation de chaque tâche, etc. Les to dos deviennent d’un seul coup une vraie usine à gaz et ce n’est pas sans conséquences pour ton entreprise et ton équipe. J’y reviendrai plus tard.

• Trop d’échanges par email, rien de tel que pour se sentir submergée. A l’ère du numérique où on est constamment sollicitée entre les notifications sur Messenger, Whatsapp, etc. Imagine qu’il faut par la suite passer son temps dans sa boite mail ? 

Non seulement ce n’est pas bon pour notre planète mais cela peut saouler très vite, mais le principal inconvénient c’est que les informations se perdent dans les mails. Je ne compte pas le nombre de fois avant où je devais trouver le fameux fichier envoyé par une cliente il y a une semaine, ou le fameux échange à propos de ce fameux projet.

• Les réunions inutiles ou plutôt inefficace : est-ce que ça t’est déjà arrivé d’organiser une réunion et à la fin ne pas partir sur une base concrète ? Ou alors faire une réunion brainstorming, un autre pour faire le plan d’action, pour débriefer à toute l’équipe etc. ?

Nous n’avons pas forcément besoin de passer du temps dans les réunions si on sait comment conduire une réunion de façon efficace. Une seule réunion suffit si l’ordre du jour est bien établi et qu’il y a des actions claires définies à la fin de la réunion. J’en parlerai dans un prochain article si ça t’intéresse.

Si on regarde de près tout ça, ils ont également un problème en commun ? : la gestion des informations.

Et c’est absolument crucial lorsque tu travailles en équipe ou lorsque tu envisages de faire grandir ton équipe. Quand on souhaite mener à point un projet ou juste remplir les tâches qui nous sommes assignées : mieux vaut concentrer toutes les informations dans un seul endroit.

Tu dois pouvoir trouver facilement les informations nécessaires au bon fonctionnement de ton entreprise, pareil pour ton équipe. As-tu déjà réfléchi à ça ? Si ce n’est pas encore le cas, je t’invite à te poser et réfléchir à comment rendre tout ça plus accessible. Quand j’accompagne mes clientes, c’est la première chose qu’on met en place.

C’est pareil pour les réunions : un espace dédié où toutes les informations sont à portée de main : liens, ordre du jour, espace de discussion, compte rendu, etc.

Exécuter manuellement des tâches répétitives

Prenons un exemple concret pour te contextualiser les choses, cela te parlera sûrement plus que de la théorie pure.

Tu as un formulaire de demande de séance diagnostique sur ton site internet. Pour chaque personne qui remplit ce formulaire, toi ou un membre de ton équipe doit copier manuellement les informations de ton prospect. Tu vas me dire, ce n’est que quelques champs, rien de bien grave, c’est gérable.

Pour le moment, oui c’est encore gérable mais si tu envisages de faire passer ton entreprise au prochain pallier, tu dois pouvoir être capable de digérer le flux de travail qui va avec l’arrivée de plusieurs leads dans ton pipeline.

Disons maintenant que tu en as 100 d’un coup, est-ce que tu penses que c’est toujours rentable d’allouer des heures à cette tâche sachant qu’il y a d’autres tâches qui nécessite l’intervention de ton équipe aussi ?

Et puis le risque, lorsqu’on exécute manuellement les tâches répétitives et ça on n’en parle pas assez c’est le risque d’erreur et la non consistance du travail rendu, et un autre aspect que je parlerai juste dans le troisième point.

Des membres de l’équipe démotivés

Quand la gestion quotidienne devient une usine à gaz comme je te l’ai évoqué plus haut, ça ne donne pas très envie de se lever et de travailler même avec toute la bonne volonté qu’on a.

C’est fatiguant et pesant pour ton équipe de devoir « se creuser les méninges » à chaque fois qu’il faut accomplir quelque chose, ou devoir commencer une tâche, attendre un retour, s’adonner à une autre, reprendre la précédente et ainsi de suite. Et puis les choses à faire s’accumulent et on n’en voit plus le bout.

Et puis, ce n’est jamais fastoche de faire les tâches chronophages, perso, je déteste ça alors quand ça arrive, j’automatise ce qui peut l’être.

Je suis une fille qui n’aime pas perdre son temps, je n’aime pas non plus faire perdre du temps à mes clientes, donc dans les coulisses je me demande toujours s’il y a moyen de paramétrer les choses et de bien le faire une fois pour ne plus avoir à s’en occuper par la suite.

Comment gagner du temps alors ?

Quand on travaille en équipe et surtout en remote, il faut s’appuyer sur les outils numériques

Choisis un outil de gestion de projet et commence avec les tos dos là-dessus

Tu n’as rien besoin de compliqué au départ, tu as juste besoin que les tâches sont correctement faites, dans le temps et que tu puisses en un seul coup d’œil savoir où on est avec l’équipe.

Voici quelques bonnes pratiques en termes de dispatching et collaboration

• Défini les différents stages de ton projet par exemple à faire, en cours, terminé
• Une responsabilité par personne, s’il doit y avoir plusieurs personnes sur un projet comme dans le cadre des calendriers éditorial par exemple, découpe en plusieurs morceaux et assigne chaque personne à sa partie du travail
• Communique à travers le projet, pas dans les mails, Messenger ou autre
• Sois claire dans tes consignes et apprends à documenter tes processus
• Ajoute un deadline
• Déplace la tâche dans la liste en cours quand c’est en traitement et terminé quand c’est fait et éduque ton équipe à en faire de même

Ne jongle pas avec trop de projets à la fois

Fixe les gros chantiers à 1 ou 2 par sprint de 90 jours grand maximum. De mon côté c’est même un seul projet. Car tu as déjà la gestion quotidienne et toutes les coulisses à faire tourner.

Documente tes process

Tes tâches répétitives doivent être documentées sous forme de checklist détaillés pour que peu importe la personne qui prend le relai, elle soit capable de réaliser la tâche en toute autonomie.

Automatise ce qui peut et doit l’être

Je le dis souvent, on ne va pas automatiser des procédures cassées. Une fois que tu as pris le temps de documenter tes procédures, que tu as testé et approuvé que ça fonctionne, tu peux automatiser les tâches manuelles chronophages.

Les systèmes que tu mettras en place doivent après tout faciliter la vie de ton équipe et par ricochet la gestion de ton entreprise.