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Comment gérer ses tâches comme une BOSS et booster sa productivité avec Clickup ?

Ravie de partager mes connaissances avec toi,
bonne lecture

Coucou, alors la suite de la série ClickUp a tardé à sortir, tu ne m’en voudras pas trop j’espère ! Il faut dire que j’ai connu un pic d’activité ces deux dernières semaines donc, j’ai géré mes priorités en fonction. C’est le côté cool d’être à son compte. Donc, aujourd’hui je vais te partager mon processus de gestion de projet et ma gestion de tâches avec ClickUp. Allez, c’est parti !

Petit zoom sur mon système et ma façon de fonctionner

Personnellement, j’ai décidé de séparer les tâches clients et les tâches que je fais pour mon business. J’ai donc créé deux espaces dans mon espace de travail. A cet instant, tu te demandes c’est quoi la différence entre espace et espace de travail ? Bon c’est normal pas de panique ! Je vais faire un petit refresh de la hiérarchisation dans ClickUp.

  • Lorsque tu ouvres un compte ClickUp, la première chose à faire c’est de créer ton Workspace (aka espace de travail). Alors tu peux en créer plusieurs, mais perso, je trouve plus simple de tout concentrer dans un seul endroit.
  • Ensuite, tu peux ajouter différentes espaces ou spaces dans ton Workspace. Moi j’en ai deux : Clients (gestion projets clients) et Fusionelles Services (gestion business) cf : capture.
  • Dans chaque espace tu peux ajouter plusieurs dossiers ou folder. Donc pour l’espace client, j’ai créé un dossier par client. Dans mon espace perso, j’ai créé des dossiers par département. Cf capture ci-dessous.
  • Dans chaque dossier, on peut avoir plusieurs listes ou tableaux à ta guise.
  • Enfin dans chaque liste, il y a les tâches.

Voilà pour la structure. Et ce
qui est bien c’est que je peux contrôler l’accès aux différents dossiers.
Chaque client reçoit une invitation pour rejoindre le dossier qui lui correspond.
Je peux contrôler le niveau d’actions pour chaque client : modifier,
commenter ou juste regarder.

La gestion des projets clients

Comme il s’agit d’un tableau
partagé, et que tous mes clients ne sont pas aussi geek que moi, j’ai simplifié
le plus possible. J’ai donc créé un Template de tableau avec 3 vues que
j’insère à chaque nouveau projet avec trois statuts.

Les trois vues : Une vue to
do list, une vue en fonction des priorités, et une vue des tâches complétées.

Vue priorité dans ClickUp

Les trois statuts : à faire,
en cours et complété.

On assigne la personne qui est en
charge de la tâche, avec le deadline et la priorité. Une fois une tâche
complétée, elle disparait des deux premières vues, ça permet d’avoir des
informations épurées. La gestion des priorités améliore l’efficacité. C’est un
peu plus !

Ps : les tâches qui m’ont
été assignées sont copiées dans mon tableau de gestion de tâches ! C’est
d’ailleurs le tableau que j’utilise le plus et qui s’ouvre en permanence sur
mon navigateur avec mon Google calendar et je te dis pourquoi dans l’article.

La gestion de mes tâches personnelles

Dans ce dossier j’ai mis deux
listes :

  • To do
  • Idées

Dans to do ce que je dois faire.
Maintenant je gère toutes mes activités avec ClickUp et Google Calendar. Les
tâches et leur description respective sont inscrites dans Clickup. Et comme
j’ai synchronisé Google Calendar avec ClickUP, toutes mes tâches s’affichent
dans Google Calendar. Une fois que j’ouvre mon agenda, je sais comment va se
passer ma journée. Je te parlerai de comment j’organise mes journées avec
Google Agenda dans un autre article plus tard.

Dans idées, ce sont les choses
que je pourrai mettre en place pour améliorer mon process, j’y note tous mes
trouvailles. C’est un peu le remplacement d’Evernote et tu sauras aussi
pourquoi.

Décortiquons mon to do

Dans ce tableau :

  • j’ai plusieurs vues :
    • Liste
    • Workflow
    • Chronologie
    • Priorité
    • Calendrier

J’y reviendrai sur chaque vue un
peu plus bas.

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  • j’ai différents statuts :
    • A faire
    • En cours
    • En attente
    • Suspendu
    • Complété
  • J’ai également différents champs à
    compléter :

    • Assignée (c’est moi par d’office mais bon je le
      mets quand même)
    • Start date
    • Due date
    • Priorité
    • Catégories
    • Progression
    • Nom du client
    • Types de tâches
    • Estimation

J’y reviendrai également sur
chaque champ un peu plus bas.

La vue liste

Comme tu peux le voir sur la
capture d’écran. C’est ma vue to do liste. Je vois toutes les tâches à faire en
liste.

Workflow

Sous forme de tableau Kanban, je
vois la disposition des tâches en fonction de leur statut.

Chronologie

Je vois les tâches en fonction de
leur deadline sous forme de liste. Les tâches pour la semaine courante
indiquent le jour de leur deadline par exemple ce vendredi. Les tâches des
semaines à venir sont indiquées dans Future.

Priorité

C’est pareil que pour les projets clients. Ça me permet d’améliorer le respect de mes deadlines.

Calendrier

J’aurai pu le supprimer puisque
j’ai déjà tout Google Calendar, mais j’aime bien voir où j’en suis avec mes
différents projets en un coup d’œil donc je l’ai quand même ajouté sur Clickup.

Parlons maintenant des champs, il
n’y a rien à dire pour le champ assigné parce que d’office c’est moi vu que
c’est dans mon tableau personnel. Et je pense aussi que le concept est assez
clair. J’ai déjà expliqué priorité, donc je passe aussi.

  • Start Date et Due date

Inutile de les séparer, ça vient
ensemble. J’y mets la date et l’heure à laquelle j’ai prévu de commencer et de
terminer la tâche. Ça me permet de bien bloquer l’heure dans Google Agenda et
que mes clients et potentiels clients ne réservent pas ce créneau depuis
Acuity.

  • Catégories

Ici je mets s’il s’agit de
marketing, client, opérations, administratif etc.

  • Progression

Il y a deux types de progression
dans Clickup : manuelle et automatique. J’ai choisi la progression
automatique qui se calcule sur l’accomplissement de la tâche, les sous
tâches et les checklists.

  • Nom du client

C’est dans le cas où c’est une
tâche client.

  • Types de tâches

Est-ce que c’est pour le business
ou dans le business.

  • Estimation

On peut ajouter une estimation de
temps dans ClickUp donc je mets par exemple 2 heures.

Petit bonus avant de terminer,
j’ai évoqué un peu plus haut que j’ai même arrêté d’utiliser Evernote et
d’autres outils. En effet, l’extension Clickup pour Google Chrome me
permet :

  • d’avoir un notepad,
  • de faire des screenshot,
  • de joindre un mail comme PJ d’une tâche
  • de transformer un mail comme tâche

Donc je n’ai plus besoin
d’organiser mes idées, les articles qui m’ont plus dans Evernote. Je stocke
tout dans Clickup, et ça m’a changé la vie.

Enfin pour conclure, je réitère que c’est ma façon de m’organiser, ce n’est pas universelle mais j’espère qu’elle te donnera des pistes pour créer un système qui s’adapte à ton fonctionnement.

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