Tu es prestataire de services, tu diriges une agence ou un cabinet et tu cherches un outil pour gérer ton to do, ceux de ton équipe si tu en as et aussi pour suivre les projets ?
Laisse-moi te présenter Clickup, c'est l'outil que j'utilise pour gérer mon business depuis 2019. On peut vraiment dire que ClickUp a changé la donne pour mon entreprise. J'ai commencé à l'utiliser lorsque la version 1.0 même si je n'étais pas réellement fan à cette époque.
Ensuite, à la sortie de version 2.0, je suis amoureuse pour l'outil, et encore plus maintenant que la version 3.0 est disponible.
Peut-être que tu en as déjà entendu parler même si ce n'est pas l'outil le plus populaire du côté francophone. Je définis Clickup comme l'outil tout-en-un pour gérer notre travail, cela va bien au-delà de la gestion de projets bien évidemment.
Ce qui est vachement pratique tout de même, car cela évite le "tool stacking" ou l'accumulation d'outils.
Si tu veux gagner du temps, que tu n'as pas envie d'avoir une vingtaine d'outils pour faire tourner tes opérations, je t'invite à considérer cette option.
Quand je demande pourquoi tu n'utilises pas Clickup ? La réponse qui revient le plus c'est Clickup n'est pas aussi personnalisable que Notion. Ce qui n'est pas complètement vrai.
Ok, on s'entend que Clickup a une hiérarchie, c'est d'ailleurs la raison pour laquelle je l'aime tant. De ce fait, je n'ai pas à passer du temps à construire d'une page planche et je suis beaucoup plus efficace.
Je n'ai pas à paramétrer des fonctionnalités qui me sont indispensables pour s'assurer que le travail soit fait.
La première chose à considérer lorsqu'on veut utiliser un outil, c'est de comprendre son fonctionnement, et si tu veux exploiter Clickup à son plein potentiel, tu as besoin de comprendre comment il a été construit.
La hiérarchie de Clickup ou la vue verticale est la suivante :
c'est le plus haut niveau dans la hiérarchie de Clickup. Quand tu crées un compte ClickUp, tu crées à la fois ton compte utilisateur et ton espace de travail. Cet espace de travail doit porter le nom de ton business et c'est le seul espace de travail dont tu auras besoin dans toute l'organisation.
Tu peux considérer les espaces comme des départements de ton entreprise. Tu peux regrouper dans un espace, tout ce qui concerne un aspect de ton business par exemple : les opérations, le growth, clients, etc.
Chaque espace est construit sur-mesure, quand tu commences à paramétrer ton espace, concentre-toi sur les besoins de ton business. Une agence web et un cabinet d'expertise comptable ne vont pas avoir les mêmes paramétrages.
Tu peux voir les dossiers comme une collection de "listes de" qui partagent la même thématique. Il n'est pas obligatoire d'avoir des dossiers, tu peux ne fonctionner qu'avec des listes, mais si tu as plusieurs workflows sous une même thématique, c'est plus judicieux de regrouper dans un dossier.
Par exemple, dans ton espace clients, tu peux créer un dossier par type de prestations et une liste par client.
Dans ton espace Growth tu peux avoir un dossier content marketing et avoir ton calendrier éditorial, ta banque de contenus, ta boite à idées et tes campagnes marketing au même endroit.
Tu vois l'idée ?
Les listes sont le moteur de ClickUp. Chaque liste contient les tâches passées, actuelles et à venir. Comme les dossiers, chaque liste a la possibilité d'être affichée de plusieurs manières (on en parlera un peu plus bas)
Les listes sont la clé pour donner plus de clarté à tes tâches. En divisant tes dossiers en morceaux plus faciles à gérer, tu pourras rester organisée dès le départ. Il existe de nombreuses façons différentes de créer des listes, mais tout dépend de ce qui fonctionne le mieux pour toi, ce qui va t'apporter plus de clarté.
Les tâches constituent la partie principale de ton ClickUp ! C'est ainsi que le travail se fait. Jusqu'à récemment, c'est-à-dire avant le lancement de la version 3.0, tout ce que tu crées dans une liste est considéré comme une tâche. Ensuite, dans tâches, tu vas pouvoir ajouter des sous-tâches et des checklists.
Mais maintenant grâce à la fonctionnalité Custom Task Type, tu peux choisir le "type" d'informations que tu saisis dans ton Clickup, très intéressant pour faire la différence entre une simple donnée et une vraie tâche.
Pour qu'une tâche soit une tâche, pour moi c'est important que l'on assigne à quelqu'un, qu'elle a une date butoir, et qu'elle dispose d'un statut pour nous indiquer à quelle étape elle est.
Mais tu pourras constater que tu peux ajouter d'autres champs personnalisées dans Clickup selon tes besoins.
Ensuite, tu vas avoir la vue horizontale avec les vues
Les vues sont là pour afficher les différentes infos et actifs que tu as dont ton Clickup sous différentes manières. Chaque vue offre une perspective unique sur votre travail.
Si on regarde les vues tâches qui nous permet donc visualiser les tâches de différentes manières avec différentes façons de grouper, de tri ou de filtrage..
Je ne liste pas tout pour garder la pertinence par rapport à cet article, mais pour l'essentiel on a :
Mais il y a d'autres vues que je n'ai pas citées ici mais qu'on pourra éventuellement traiter dans un prochain article.
Maintenant que tu sais ce que tu peux faire avec Clickup tu dois te demander ok tout ça c'est bien sympa mais je commence par quoi ?
Quand tu configures ton Clickup, commence par les espaces. Cela t'aidera à mieux comprendre comment héberger le reste de tes actifs et tes infos dans ClickUp.
En tant que prestataires, je te conseille de commencer par les trois espaces essentiels que tu devrais avoir : l'espace opérations, l'espace clients où tu gères les prestations pour tes clients et l'espace growth qui va abriter tes tâches relatives aux sales et au marketing.
En fait, s'il y a une bonne règle à retenir, ce serait la suivante : moins il y a d’espaces, mieux c’est !
Quand la machine commence à bien tourner, tu pourras modifier tes espaces en fonction de tes besoins. Tu vas devoir certainement rajouter un espace de Pilotage et un Hub des ressources, c'est là où tu héberges tes process, etc.
Si tu travailles en solo, tu dois te dire que cela ne te concerne pas, sauf que tu devrais quand même considérer ce point, tu seras peut-être amener à déléguer temporairement à des freelances et c'est important de bien organiser la gestion des accès.
Si tu as déjà une équipe, cette question ne se pose même plus.
La permission n'impacte pas seulement au niveau de la facturation mais aussi sur la façon dont tu vas donner ou non accès à certaines informations dans ton Clickup et à qui.
Comment fonctionne la facturation de Clickup ? La facturation est par membre par espace de travail, mais tu peux avoir des guests aussi.
J'utilise les guests quand je sais que ça juste être une collaboration temporaire (typiquement avec les clients par exemple). Tu ne peux pas partager une espace avec un Guest par exemple. Si tu veux approfondir sur le sujet tu peux regarder l'article sur le help center.
Une bonne organisation en amont des permissions et des rôles va te permettre de donner les bonnes informations aux bonnes personnes par la suite. Rien n'est saoulant que trop d'informations.
Dans ton hub, tu peux créer une liste où tu vas héberger les process liés aux tâches pour chaque livrable associé à tes services ou une étape du parcours client.
Mais avant de commencer ce chantier, il est bien nécessaire que tu fasses un audit de ce dont tu as besoin en termes de process. C'est une des choses qu'on remet toujours à plus tard parce qu'on pense qu'on doit tout faire. Commence par les plus critiques (je définis critique, ce qui ont un haut ROI)
Il est facile de tomber en mode "sapin de noel" quand on ne fait pas attention tellement les possibilités sont infinies avec Clickup. Ta ligne directrice pour paramétrer ton espace Clickup doit toujours être tes besoins.
Mon conseil c'est toujours de faire en sorte que ça fonctionne ensuite, ajouter les fonctionnalités qui permettraient d'accélérer au fur et à mesure que l'on optimise.
