Mes conseils pour optimiser le classement de fichiers

Avant la refonte de mon site je t’ai partagé mon process de classement. Celui-ci étant désormais obsolète, j’ai décidé de le supprimer de mon blog et de te présenter mon nouveau système de classement de fichier. Ou tout du moins, comment j’ai mis sur pieds mon nouveau système de classement.

La première étape est de définir tes dossiers principaux

Généralement, tes dossiers principaux peuvent être : les grandes catégories de tes dossiers ou encore les différents départements de ton entreprise. J’ai fait un mélange des deux. L’essentiel est de trouver le système qui fonctionne pour toi.

Voici à quoi ressemble mes principaux dossiers

Une fois que c’est fait, tu t’attaques à ta charte

Tu peux le faire sur papier, sur Word, moi j’ai décidé de le faire dans Clickup sous forme de Mindmap parce que je suis une gonzesse assez visuelle.Tu trouveras ma charte en cliquant sur le lien suivant.

En gros, tu dois définir quel type de sous dossier doit contenir chaque dossier principal et tu renommes le dossier en gardant la logique du renommage du dossier parent. Dans mon cas, tu trouveras par exemple dans administration :

  • mes différents templates de contrat, d’emails et de visuels
  • le dossier de « pilotage » qui comprend mon tableau de bord, mes KPI, etc.
  • mes procédures internes, il s’agit de mes process
  • les textes légaux de mon entreprise
  • la gestion documentaire qui comprend la convention de nommage et le dit charte de classement

L’intérêt d’avoir tout cela écrit noir sur blanc est assez simple :

  • cela permettra à ton équipe et à toi de gagner du temps dans tes recherches documentaires;
  • les dossiers seront correctement nommés et vous n’aurez pas besoin de consacrer du temps au classement par la suite à condition d’instaurer une habitude de classement dans les tâches récurrentes

Mes conseils pour bien classer les fichiers

Si je devais résumer le contenu de cet article ce serait :

Simplifier encore et toujours

Ne t’embarque pas dans un système trop complexe qui va finir par te décourager ou décourager ton équipe. Garde toujours en tête plus les choses sont simples plus la gestion de ton entreprise sera facile.

Mets en place un routine de classement

C’est à ajouter dans tes procédures internes, et à tes tâches récurrentes. Au départ, ce ne sera pas évident de classer les choses en suivant une règle de nommage précise mais c’est justement pour ça qu’on l’a crée au début. Quand vous avez l’habitude de le faire ce sera beaucoup plus simple.

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